Złote Spinacze 2009

Regulamin konkursu „Złote Spinacze ZFPR” 2009

§ 1
Nazwa konkursu

Organizator konkursu posługuje się nazwą „Złote Spinacze Związku Firm Public Relations”.

§ 2
Organizator konkursu

Organizatorem konkursu jest Związek Firm Public Relations w Polsce, 00-675 Warszawa,
ul. Koszykowa 54.

§ 3
Idea konkursu

Konkurs przeznaczony jest dla podmiotów prowadzących działania PR na terenie Polski.
Jest wydarzeniem stanowiącym symbol integracji środowiska, promowania najwyższych standardów pracy, kreatywności, rzetelności i zaangażowania. Udział w konkursie jest doświadczeniem podnoszącym prestiż uczestnika i sprzyja tworzeniu jego pozytywnego wizerunku.

§ 4
Kategorie i ich definicje

Celem konkursu jest wyłonienie najlepszych projektów kampanii i akcji PR zrealizowanych w okresie 2008/2009, nie uczestniczących w poprzednich edycjach konkursu, zgłoszonych w jednej z piętnastu kategorii:


KATEGORIE GŁÓWNE:

1. PR korporacyjny: projekt budujący lub wzmacniający wizerunek firmy lub instytucji.

2. PR produktu: projekt budujący lub wzmacniający wizerunek produktu lub usługi.

3. Kampania edukacyjna: projekt nastawiony na osiągnięcie celu edukacyjnego realizowany przy zaangażowaniu i udziale marki, produktu, usługi, firmy lub instytucji.

4. Komunikacja antykryzysowa i/lub komunikacja kryzysowa - projekt, mający na celu przeciwdziałanie trwającemu lub potencjalnemu kryzysowi dotyczącemu firmy, produktu lub usługi.

5. Public Affairs i Lobbying - projekt kampanii polegającej na komunikacji z szeroko pojętym otoczeniem społecznym, politycznym i legislacyjnym, mającej na celu zmianę nastawienia, wywarcie presji, zmiany legislacyjne.

6. Kampania społeczna: kampania wspierająca realizację ważnych celów społecznych, niezorientowana na budowę wizerunku marki, produktu, usługi, firmy lub instytucji.

7. Komunikacja wewnętrzna - projekt, którego celem jest tworzenie, utrwalanie lub zmiana postaw, jak również komunikowanie zmian wewnątrz organizacji.

8. Event komercyjny: wydarzenie lub cykl wydarzeń budujących lub wzmacniających wizerunek firmy, produktu lub usługi.

9. Event społeczny: wydarzenie lub cykl wydarzeń budujących lub wzmacniających wizerunek instytucji publicznych lub NGO, zwracających uwagę na ważne cele lub problemy społeczne.

10. Launch nowego produktu, usługi lub firmy: projekt budujący wizerunek i rozpoznawalność nowego produktu, usługi lub wprowadzanej na rynek firmy.

11. Corporate Social Responsibility: projekt realizujący cele w zakresie odpowiedzialności społecznej firm lub instytucji. Społeczną Odpowiedzialność Biznesu określa się jako koncepcję, dzięki której przedsiębiorstwa na etapie budowania strategii dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne i ochronę środowiska, a także relacje z różnymi grupami interesariuszy.

12. PR miejsca, miasta lub regionu: projekt, którego celem jest budowa wizerunku i promocja miejsca, miasta lub regionu.


KATEGORIE SPECJALNE:

1. Kreatywność: najbardziej nowatorski i kreatywny pomysł.

2. Efektywność: projekt, który zgodnie z założonymi celami, odznaczył się największą skutecznością i efektami w postaci udokumentowanego wzrostu sprzedaży, rozpoznawalności marki, zmiany postaw lub liczbą publikacji.

3. PR on-line: projekt, który odznaczył się najlepszym wykorzystaniem Internetu i nowych mediów.

Projekt może zostać zgłoszony tylko w jednej kategorii głównej oraz w dowolnej liczbie kategorii specjalnych. Aby projekt mógł zostać zgłoszony do kategorii specjalnych musi zostać jednocześnie zgłoszony do jednej z kategorii głównych.

Jeden uczestnik może zgłosić do konkursu więcej niż jeden projekt w jednej lub w więcej niż jednej kategorii. W takiej sytuacji każdy zgłaszany projekt powinien zawierać odrębną dokumentację, zostać osobno zarejestrowany do konkursu i opłacony.

§ 5
Uczestnicy konkursu

W konkursie mogą brać udział projekty zgłoszone przez:
- agencje Public Relations
- korporacje i firmy
- organa samorządowe
- instytucje państwowe
- organizacje pozarządowe
- inne podmioty realizujące projekty PR

§ 6
Zgłoszenie projektu do konkursu - I etap konkursu

Zgłoszenia projektów do konkursu będą przyjmowane w następujących terminach:

Termin pierwszy - do 26 sierpnia 2009 roku.
Termin drugi - do 2 września 2009 roku.

Warunkiem przyjęcia zgłoszenia jest jego przesłanie za pośrednictwem formularza on-line znajdującego się na www.zfpr.pl (do godziny 16:00 danego dnia).

Formularz wysłany za pośrednictwem strony przychodzi na adres elektroniczny:
zlotespinacze@zfpr.pl.

Aby zgłosić projekt do pierwszego etapu konkursu należy:

1. wypełnić formularz zgłoszeniowy on-line dostępny na www.zfpr.pl, składający się z następujących części:

- skrócony opis projektu (do 50 słów), wykorzystywany do promocji konkursu
- opis projektu (opis nie może przekraczać 14 tysięcy znaków ze spacjami) zawierający:

I. uzasadnienie zgłoszenia do danej kategorii głównej (w przypadku zgłoszenia do kategorii specjalnych należy odrębnie uzasadnić każdą kolejną kategorię)
II. określenie problemu / analizę sytuacji /wyjaśnienie kontekstu, ew. badanie, na którym oparto projekt
III. czy projekt był realizowany samodzielnie, czy wspólnie z innymi podmiotami (zarówno w Polsce jak i zagranicą)
IV. cel projektu
V. grupa docelowa
VI. planowanie i strategia komunikacyjna / zakładane efekty
VII. realizacja projektu, w tym pomysły kreatywne
VIII. realizacja założonych celów projektu, w tym informacje o budżecie i efektywności kosztowej

2. wnieść w terminie opłatę za zgłoszenie projektu.

Zgłaszający projekt realizowany przez kilka podmiotów musi uzyskać od współautorów zgodę na zgłoszenie projektu.

Informacje zawarte w zgłoszeniu muszą być prawdziwe i odpowiadać stanowi faktycznemu. W przypadku zawarcia w zgłoszeniu informacji fałszywych, organizator może zdecydować o usunięciu projektu z konkursu na każdym jego etapie, o czym podmiot zgłaszający projekt zostanie poinformowany na piśmie (pocztą, faksem, mailem).

Zgłoszenie nie może zawierać zdjęć, wykresów i innych elementów graficznych oraz przekraczać ustalonej w regulaminie objętości. Organizator zastrzega sobie prawo odrzucenia zgłoszenia z powodu niedopełnienia wymogów formalnych, o czym zgłaszający projekt zostanie poinformowany pisemnie (pocztą, faksem, mailem).

Po otrzymaniu zgłoszenia organizator w terminie 7 dni prześle każdemu uczestnikowi potwierdzenie zakwalifikowania projektu do konkursu (pocztą, faksem lub mailem).

§ 7
Odpłatność

Koszt zgłoszenia projektu do kategorii głównej wynosi:
- w terminie pierwszym (do 26 sierpnia 2009 roku włącznie) - 400 zł + 22% VAT.
- w terminie drugim (do 2 września 2009 roku włącznie) - 600 zł + 22% VAT

Zgłoszenie projektu do kategorii specjalnych wymaga dodatkowej opłaty (niezależnie od terminu):
- opłata wynosi 300 zł + 22% VAT za każdą kategorię specjalną.

Dla fundacji i organizacji pozarządowych istnieje możliwość zmniejszenia opłaty (po uzyskaniu od zgłaszającego pisemnego uzasadnienia takiej konieczności, przesłanego do organizatora konkursu).

Wszelkich wpłat należy dokonywać na konto ZFPR:

Fortis Bank Polska S.A. o/Warszawa
Al.Jerozolimskie 56c. 00-803 Warszawa
nr rachunku:
40 1600 1374 0003 0052 2642 6001
z dopiskiem „Złote Spinacze”.

Projekty nieopłacone nie będą rozpatrywane.

§ 8
II etap konkursu

Autorzy projektów zakwalifikowanych do II-ego etapu konkursu są zobowiązani dostarczyć pełną dokumentację realizowanych działań do biura organizatora konkursu w nieprzekraczalnym terminie 20 października 2009 r.
Dokumentacja musi być przygotowana wyłącznie w wersji elektronicznej na jednej płycie CD.
Okładka płyty CD oraz sama płyta muszą być opatrzone nazwą uczestnika, tytułem projektu oraz nazwą kategorii, do której projekt został zgłoszony.

Płyta musi zawierać następujące elementy:
o dokumentację realizacji projektu w formie prezentacji w formacie MS PowerPoint (wszystkie materiały uzupełniające powinny znaleźć się na płycie CD jako element prezentacji. Prezentacja nie może zawierać linków do innych elementów znajdujących się na serwerze, stronach www, etc.).

Wszelkie materiały zgłoszone do konkursu powinny być w języku polskim lub zawierać skrócone tłumaczenia przekazu na język polski.

Organizator konkursu sugeruje, aby zawartość płyty nie przekraczała 100 MB.

Dokumentacja projektu powinna stanowić jedną całość i nie może zawierać odnośników do dokumentacji innych projektów zgłoszonych przez uczestnika.

Wszelkie informacje poufne umieszczone w dokumentacji powinny być jako takie wyraźnie oznaczone. Materiały złożone do konkursu nie podlegają zwrotowi.

ZFPR zastrzega sobie prawo wykorzystania nadesłanych materiałów w formie pełnej lub skróconej w celach edukacyjnych, jak również do ich publicznej prezentacji. Nie dotyczy to materiałów oznakowanych jako poufne.

§ 9
Jury

W skład jury wchodzą powszechnie znane osobistości i postacie życia publicznego, przedstawiciele organizacji biznesowych i pozarządowych, autorytety środowiska mediów oraz praktycy i eksperci branży PR w Polsce. Liczba przedstawicieli Związku Firm Public Relations nie przekracza 50% składu jury.

§ 10
Ocena projektów

Jurorzy zostaną podzieleni na cztery grupy. Trzy grupy będą miały do ocenienia prace zgłoszone do czterech kategorii, jedna grupa będzie miała do ocenienia prace zgłoszone do trzech kategorii. Kategorie zostaną podzielone na grupy tak, by przewidywalnie w każdej grupie znalazła się podobna ilość projektów (na podstawie statystyk z ostatnich trzech lat).

Jurorzy zostaną podzieleni na grupy losowo.

Jurorzy oceniają prace pełnymi kategoriami - jeśli juror nie oceni którejś pracy w danej kategorii, również wszystkie pozostałe oceny jurora z tej kategorii nie będą brane pod uwagę (nie dotyczy prac oznaczonych jako konflikt interesów). Juror powinien ocenić prace we wszystkich kategoriach, które zostały mu przydzielone.

Głosowanie jest tajne w obu etapach konkursu - jurorzy nie mogą się ze sobą porozumiewać, konsultować czy uzgadniać ocen. Juror wypełnia kartę ocen i w określonym terminie odsyła ją bezpośrednio do audytora konkursu na wskazany adres e-mail.

Projekty w kategoriach głównych oceniane są na podstawie następujących kryteriów:

a) przyjęta strategia: analiza problemu, definicja celów i adresatów, dobór adekwatnych instrumentów
b) rzetelność realizacji
c) nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań, w tym sposób adaptacji projektu na lokalnym rynku
d) efektywność

Ocena projektów w kategoriach głównych następuje w systemie punktowym. Projekt może otrzymać maksymalnie 100 punktów, z czego:
od 0 do 25 punktów - za przyjętą strategię
od 0 do 25 punktów - za rzetelność realizacji
od 0 do 25 punktów - za nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań, w tym sposób adaptacji projektu na lokalnym rynku
od 0 do 25 punktów - za efektywność

W kategoriach specjalnych projekty są oceniane na podstawie następujących kryteriów:

1. w kategorii „kreatywność” za nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań zastosowanych w projekcie
2. w kategorii „efektywność” za udokumentowane efekty i osiągnięcie zakładanych celów, takich jak: wzrost sprzedaży, rozpoznawalność marki, zmiana postaw
3. w kategorii „PR on-line” za najlepsze wykorzystanie w projekcie Internetu i nowych mediów

Ocena projektów w kategoriach specjalnych następuje w systemie punktowym, projekt może otrzymać od 0 do 10 punktów.

Podczas liczenia punktów audytor konkursu będzie odrzucał skrajne oceny (najniższą i najwyższą), którą otrzymał dany projekt. Do II-ego etapu przechodzi do 3 najwyżej ocenionych projektów w każdej z dziewięciu kategorii. Nominowanych może być więcej w przypadku, gdy kilka projektów uzyska taką samą liczbę punktów.

W drugim etapie w każdej kategorii juror przyznaje punkty w następujący sposób:
- 3 punkty za miejsce pierwsze
- 2 punkty za miejsce drugie
- 1 punkt za miejsce trzecie
- 0 punktów dla kolejnych projektów, jeśli w danej kategorii jest więcej niż trzy nominacje

Jury może zdecydować o nie przyznaniu nagrody w którejś kategorii.

W pierwszym etapie konkursu juror nie oddaje głosów na projekty zgłoszony przez własną firmę lub inne, w których występuje konflikt interesów. W drugim etapie konkursu juror nie oddaje głosu w całej kategorii, w której nominowane są projekty zgłoszone przez jego firmę lub inne, w których występuje konflikt interesów.

Juror ma obowiązek powiadomić organizatora konkursu jeśli w ocenianych przez niego kategoriach znajdują się projekty, w których występuje konflikt interesów.

W sytuacji, gdy jeden z nominowanych projektów z przyczyn regulaminowych zostanie odrzucony z konkursu, na jego miejsce wchodzi kolejny projekt z listy projektów nominowanych, spełniający wymogi regulaminowe.

Głosowania w obu etapach konkursu są tajne.
Konkurs jest audytowany przez firmę KPMG.

§ 11
Przebieg konkursu

Konkurs będzie przebiegał w następujący sposób:

 pierwszy termin nadsyłania zgłoszeń do konkursu - 26 sierpnia 2009 r.
 ostateczny termin zgłoszenia projektów do konkursu - do 2 września 2009 r.
 weryfikacja formalna zgłoszonych projektów i rejestracja uczestników - do 9 września 2009 r.
 przesłanie prac do jury - 11 września 2009 r.
 ocena prac przez jury w I etapie konkursu - od 12 do 29 września 2009 r.
 przesłanie ocen jurorów do audytora konkursu - 29 września 2009 r. (do godz. 24.00)
 ogłoszenie nominacji - 8 października 2009 r.
 termin przesłania dokumentacji dodatkowej do II etapu konkursu - 20 października 2009 r. (do godz. 16.00)
 przekazanie prac finałowych do Jury - 23 października 2009 r.
 ocena prac przez Jury w II etapie konkursu - od 24 października do 9 listopada 2009 r.
 przesłanie ocen Jurorów do audytora konkursu - 9 listopada 2009 r. (do godz. 24.00)
 ogłoszenie zwycięzców konkursu nastąpi do końca listopada 2009 roku.

Etap I - prace jury nad wyborem najlepszych projektów w każdej kategorii konkursu. Wyniki zostaną ogłoszone do 8 października 2009 r. Nominowani mają obowiązek nadesłania pełnej dokumentacji projektu do 20 października 2009 r.

Etap II - prace jury nad wyłonieniem zwycięzców. Nominowani, na wezwanie jury, zobowiązani są do udzielenia szczegółowych wyjaśnień dot. realizacji projektów w drodze wymiany korespondencji i/lub rozmowy telefonicznej z biurem Związku Firm Public Relations. Korespondencja e-mailowa/notatka z rozmowy telefonicznej, sporządzona przez biuro ZFPR, zostanie dołączona do pozostałej dokumentacji projektu. Udzielone odpowiedzi będą stanowić element całościowej oceny projektu. Etap II zostanie zakończony do 9 listopada 2009 r. (przekazanie głosów jury do audytora konkursu, firmy KPMG).

W uzasadnionych przypadkach organizator zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu zakończenia poszczególnych etapów konkursu. Uczestnicy konkursu zostaną powiadomieni o ewentualnych zmianach harmonogramu konkursu pisemnie (pocztą, faksem, mailem).

Ogłoszenie wyników konkursu nastąpi do końca listopada 2009 r.


§ 12
Nagrody konkursu

Nagrodą w konkursie jest Złoty Spinacz - statuetka przyznawana najlepszemu projektowi w każdej z piętnastu kategorii. Zwycięski projekt otrzymuje jedną statuetkę. Laureat może dokupić kolejne statuetki po cenie określonej przez organizatora.
Projekty nominowane do nagrody głównej otrzymują dyplom uznania.
Decyzją jury mogą zostać przyznane wyróżnienia specjalne.

§ 13
Informacje dodatkowe

Wszelkich dodatkowych informacji udziela:
Związek Firm Public Relations
ul. Koszykowa 54
00-675 Warszawa
tel. 022 630 83 64/65
faks. 022 625 42 84
e-mail: zlotespinacze@zfpr.pl


Pobierz regulamin w pliku doc